繰り返し入力の効率が爆上がりするExcelショートカット23選

繰り返し入力の効率が爆上がりするExcelショートカット23選

Excel使用歴約20年のKiryuです。

今回は繰り返し入力の効率が爆上がりするExcelショートカット23選をお伝えします。

  • 「何度も同じような文字列を打ち込むのが面倒…」
  • 「エクセルを開くたびに日付や時刻を手入力していて指が疲れる…」
  • 「書式変更するために毎回右クリックする手間を省きたい…」

上記のような悩みを持っている方にはきっと役立つ内容になっています。

ぜひ参考にしてみてください。

INFO

以下で紹介するショートカットキーには「数字キー」を含むものがあります。それらを使用する際は「キーボードで横一列に並んでいる数字キー(テンキーではないほうの数字キー)」を使ってください。

テンキー側の数字キーだと、動作することもありますが、動作しないこともあります。

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繰り返し入力用ショートカット

はじめに、繰り返し入力に直接役に立つショートカットキーをご紹介します。

【Alt+↓】既に入力した文字列の一覧から選ぶ

Alt は、既に入力した文字列の一覧から選択して入力するショートカットです。

たとえば次のようなシフト表を作っているとします。

エクセル シフト表例

「12時台」の担当者を入力するセル(B5)で Alt を押すと、既に入力した「Aさん」「Bさん」「Cさん」がドロップダウンリストで表示され、その中から選択できます。

別記事の入力済みの文字列の一覧から選択して繰り返し入力する方法でもう少し詳しく解説しています。必要な場合は読んでみてください。

【Ctrl+D】1つ上のセルをコピー&ペースト

CtrlD は、1つ上のセルをコピー&ペーストするショートカットです。

たとえば次のように使います。

  1. エクセル Ctrl+D使用前

    B2セルに「ぽよ~ん」と入力されています。空欄のB3セルが選択されています。

  2. エクセル Ctrl+D使用後

    B3で CtrlD を押すと、1つ上のセルがB3にコピー&ペーストされます。文字色や塗りつぶし色もコピペされます。

なお、選択しているセルが複数ある場合は、選択中の最も上のセルを選択中の他のセルにコピー&ペーストします(次の例)。

  1. エクセル Ctrl+D使用前

    B2セルに「ぽよ~ん」と入力されています。B2~B4およびB6~B7が選択されています。

  2. エクセル Ctrl+D使用後

    CtrlD を押すと、選択中の最も上のセル(B2)が、B3~B4およびB6~B7にコピー&ペーストされます。文字色や塗りつぶし色もコピペされます。

このショートカットの覚え方(思い出し方)ですが、「上にあるセルから下方向にDwonward)コピペするので CtrlD」と連想するのが良いと思います。

INFO

CtrlD と似た機能を持つショートカットに次のものがあります。

CtrlShift2
1つ上のセルの計算結果(値)のみコピペ
CtrlShift7
1つ上のセルの数式を参照先を変えずにコピペ

ただし、上記2つはどちらも文字色や塗りつぶし色といった書式を含めずにコピペします。また、複数範囲を選択した状態で実行して複数セルにコピペするような使い方は、できません。

【Ctrl+R】1つ左のセルをコピー&ペースト

CtrlR は、1つ左のセルをコピー&ペーストするショートカットです。

たとえば次のように使います。

  1. エクセル Ctrl+R使用前

    B2セルに「ぽよ~ん」と入力されています。空欄のC2セルが選択されています。

  2. エクセル Ctrl+R使用後

    C2で CtrlR を押すと、1つ左のセルがC2にコピー&ペーストされます。文字色や塗りつぶし色もコピペされます。

なお、選択しているセルが複数ある場合は、選択中の最も左のセルを選択中の他のセルにコピー&ペーストします(次の例)。

  1. エクセル Ctrl+R使用前

    B2セルに「ぽよ~ん」と入力されています。B2~D2およびF2~G2が選択されています。

  2. エクセル Ctrl+R使用後

    CtrlR を押すと、選択中の最も左のセル(B2)が、C2~D2およびF2~G2にコピー&ペーストされます。文字色や塗りつぶし色もコピペされます。

このショートカットの覚え方(思い出し方)ですが、「左にあるセルから右方向にRightward)コピペするので CtrlR」と連想するのが良いと思います。

【Ctrl+;】【Ctrl+:】現在日付・現在時刻を入力

Ctrl; は、現在日付を入力するショートカットキーです。

エクセル 現在日付を入力

Ctrl: は、現在時刻を入力するショートカットキーです。

エクセル 現在時刻を入力

これらショートカットの覚え方(思い出し方)ですが、まず現在時刻の Ctrl: に関しては「時刻表示は18:06のようにコロンを使って表記するので、Ctrl:」と連想し、

現在日付の Ctrl; に関しては「現在日付は現在時刻の左側に書くことが多い(2021/4/17 18:06)ので、キーボード上でコロンの左隣にあるセミコロンを使う。ゆえに Ctrl;」、と連想するのが良いと思います。

【Alt+Shift+-】オートSUMを実行

AltShift は、オートSUMを実行するショートカットです。

たとえば次のように使います。

  1. エクセル Alt+Shift+-使用前

    B2~B5に数値が入力されています。B6セルを選択しています。

  2. エクセル Alt+Shift+-使用後

    B6セルで AltShift を入力すると、オートSUMが実行されます(「=SUM(B2:B5)」が自動入力されます)。

複数セルを選択した状態で AltShift を押すと、それぞれのセルを対象にオートSUMが実行されます(次の例)。

  1. エクセル Alt+Shift+-使用前

    B2~B5およびD2~D5に数値が入力されています。B6セルとD6セルを選択しています。

  2. エクセル Alt+Shift+-使用後

    B6セルとD6セルを選択した状態で AltShift を押すと、各セルを対象にオートSUMが実行されます(「=SUM(B2:B5)」と「=SUM(D2:D5)」が自動入力されます)。

このショートカットの覚え方(思い出し方)ですが、「オートSUMは合計値」→「合計といえばイコール(=)」→「イコール記号は通常 Shift で入力する」→「AltShift」、と連想するのが良いと思います。

【Ctrl+Z】元に戻す

CtrlZ は、元に戻す(直前の操作を1つ取り消す)ショートカットキーです。

「元に戻す」ボタンを使う人も多いと思いますが、

エクセル 元に戻すボタン

このボタン押すのと同じことが、CtrlZ でできます。

繰り返し入力し過ぎた!と思った場合は CtrlZ で取り消しましょう。

繰り返し入力を補助するショートカット

繰り返し入力を補助する機能を持ったショートカットキーを簡単に紹介します。

書式設定関係

Ctrl1
「セルの書式設定」ウィンドウを開く
CtrlShift1
「桁区切りあり、小数点以下の桁数はゼロ」の表示形式を設定する
CtrlShift3
「日付」の表示形式を設定する
CtrlShift4
「通貨」の表示形式を設定する
思い出し方:通貨→通貨と言えばドル($)→ドル記号を入力するのに使うのは 4 のキー、と連想
CtrlShift5
「パーセンテージ」の書式設定を設定する
思い出し方:パーセンテージ(%)→パーセンテージ記号を入力するのに使うのは 5 のキー、と連想
CtrlShift^
「標準」の表示形式を設定する

セル・行・列関係

F2
セルを編集モードにする
ShiftF2
セルにコメントをつける
CtrlShift;
「セルの挿入」「行の挿入」「列の挿入」のいずれかを実行する(そのとき選択している範囲に応じて実行)
Ctrl
「セルの削除」「行の削除」「列の削除」のいずれかを実行する(そのとき選択している範囲に応じて実行)

シート関係

ShiftF11
シートを追加する
CtrlPageUp(または CtrlFn
1つ左のワークシートを表示する
CtrlPageDown(または CtrlFn
1つ右のワークシートを表示する

補足:操作を繰り返すF4キーに注意

F4 キーは、直前の操作を繰り返すショートカットキーです。

Wordでも繰り返し入力をする際に使われています。

ただし、Excelでは「F4 で繰り返しができそうだ」と思っても実際にはうまくいかないことがよくあるので要注意です。

たとえば「セルに文字列を入力して確定する」という作業を F4 で繰り返すことはできません。

繰り返せる操作・繰り返せない操作の詳細は、次の記事でまとめています。

【Excel裏技】直前の操作を繰り返し実行できるF4キーとは?
文字色・塗りつぶし色の変更や行の挿入・削除といった操作を繰り返し実行できるF4キーについて解説します。

この記事のまとめ

今回は繰り返し入力の効率が爆上がりするExcelショートカットをお伝えしました。

主なものを復習します。

Alt
既に入力した文字列の一覧から選ぶ
CtrlD
1つ上のセルをコピー&ペースト
CtrlR
1つ左のセルをコピー&ペースト
Ctrl;
現在日付を入力
Ctrl:
現在時刻を入力
AltShift
オートSUMを実行
CtrlZ
元に戻す

ショートカットを使って少しずつ作業効率を高めていきましょう。

以上、参考になれば嬉しいです。